Pertanyaan
Hai ASNation, saya mau tanya. Saya dapat notifikasi “If you run out of storage …” [seperti gambar di atas, red.]. Teman-teman saya juga tidak bisa mengirim email ke saya belakangan ini. Saya malas harus beri tahu teman-teman saya kalau harus membuat email baru lagi. Apakah Google Drive saya penuh? Apa yang harus saya lakukan?
anonymous
Jawaban
Hai, kak. Terima kasih sudah mau cerita masalahnya. Langkah pertama menyelesaikan suatu masalah adalah dengan memahami masalah. Pesan dari Google itu berbunyi: “If you run out of storage, you won’t be able to store new files and may not be able to send and receive emails.” Kurang lebih, artinya kalau kapasitas penyimpanan di akun Google yang kakak miliki sudah penuh, kakak tidak bisa lagi mengirim atau menerima pos-el (email).
Perlu kakak ingat bahwa kapasitas penyimpanan di suatu akun Google bersifat ruang bersama untuk tiga aplikasi sekaligus, yaitu Google Drive (GDrive), Google Mail (GMail), dan Google Photos. Kebanyakan orang Indonesia hanya menggunakan GDrive dan GMail saja.
Akun Google gratisan berkapasitas 15 Gb. Pada gambar di atas, kapasitas 15 Gb itu terpakai untuk:
- GDrive sebanyak 10,91 Gb
- GMail sebanyak 4,08 Gb
Meskipun secara matematis masih ada sisa kapasitas sebesar 0,01 Gb, tapi pada prakteknya kalau sudah sisa beberapa Gb saja sudah sulit untuk mengirim/menerima dokumen (file) atau pos-el.
Sampai di sini, sudah jelas bahwa kakak mengalami kondisi ruang penyimpanan Google penuh. Jadi bukannya Google Drive saja yang penuh, ya.. Berikutnya kita akan bicarakan masalah solusi. Harap diinga bahwa semua solusi di bawah ini harus dilakukan dari komputer, bukan dari handphone (HP).
Solusi 1: Hapus dokumen
Pada umumnya, kapasitas penyimpanan Google habis karena adanya dokumen berukuran besar. Pada kasus kakak, sekitar dua pertiga penyimpanan dipakai GDrive. Jadi, kakak coba cari dan hapus dokumen yang dirasa tidak lagi dibutuhkan. Biasanya, dokumen berukuran besar berjenis video. Ada juga gambar/foto yang meskipun tidak sebesar video, tapi jika jumlahnya ribuan, secara akumulatif juga menyita ruang. Sedangkan dokumen berupa tulisan (buku, laporan, catatan, lembar kerja, presentasi dan semacamnya) biasanya berukuran tidak besar.
Untuk menemukan dokumen berukuran raksasa yang menghabiskan ruang penyimpanan, ada beberapa langkah yang perlu kakak lakukan sebagai berikut.
- Buka GDrive di browser.
- Di kotak pencarian, salin-tempel (copas) teks berikut:
https://drive.google.com/drive/u/0/quotaDalam melakukan pencarian, huruf besar/kecil tidak berpengaruh (non-case sensitive). - Jika langkah 2 benar, semua dokumen kakak akan terurut berdasarkan ukurannya. Mulai dari yang terbesar hingga yang terkecil. Klik panah kecil di nama kolom untuk membalik arah urutan.
- Hapus dokumen yang tidak digunakan dan berukuran besar.
- Jika perlu, hapus juga dokumen yang ukuran kecil, tapi berjumlah banyak.
- Untuk mempermudah penghapusan, lakukan penghapusan langsung dari folder lokasi di mana dokumen berada. Yakinkan dulu bahwa di dalam folder tersebut semua dokumen tidak ada yang diperlukan.
- Setelah dihapus, dokumen berada di kotak sampah (Trash). Dalam waktu 30 hari, dokumen tersebut akan otomatis dihapus oleh Google. Jika kakak butuh cepat penghapusan dokumen secara permanen (selamanya akan hilang), hapus dokumen yang berada di kotak sampah.
Solusi 2: Hapus pos-el
Terkadang, solusi 1 dirasa belum cukup. Orang yang sering mengirim/menerima pos-el dengan lampiran biasanya juga bermasalah dengan kapasitas penyimpanan.
Menghapus pos-el di GMailsedikit berbeda dengan menghapus dokumen di GDrive. Masalah utamanya adalah kita tidak bisa mengurutkan pos-el berdasarkan ukuran dokumen lampiran. Yang kita bisa hanyalah mencari mereka berdasarkan filter ukuran dokumen lampiran. Berikut langkahnya.
- Buka GMail di browser.
- Di kotak pencarian, salin-tempel (copas) teks berikut:
larger:XXm(XX diganti dengan angka ukuran dokumen lampiran; m adalah ukuran dokumen lampiran dalam satuan Mb). Misal kakak ingin mencari semua pos-el yang memiliki lampiran berukuran lebih besar dari 10 Mb, maka yang ditulis dalam kotak pencarian adalah larger:10m. Dalam melakukan pencarian, huruf besar/kecil tidak berpengaruh (non-case sensitive). - Jika langkah 2 benar, kakak bisa langsung hapus pos-el dengan lampiran besar. Bisa hapus satu per satu, bisa juga sekali banyak.
- Jika ingin lebih cepat, lakukan penghapusan berdasarkan alamat penerima pos-el. Misalkan saya sudah tidak lagi membutuhkan pos-el dengan tokogakbagus@toko.pqrs.com, maka saya ketik saja alamat toko gak bagus itu di kotak pencarian, lalu hapus semua korespondensi pos-el antara saya dan dia.
Solusi 3: Berlangganan akun Google berbayar
Jika kedua solusi sebelumnya gratis, tapi repot; solusi ketiga ini berbayar, tapi anti repot. Jika kakak tertarik untuk berlangganan ke Google, tidak terlalu mahal. Berikut ini pilihan paketnya untuk individu.
Untuk paket 100 Gb, harganya Rp 27rb/tahun atau Rp22.500/bulan. Jumlah tersebut sebenarnya relatif murah karena 100 Gb itu cukup sulit untuk bisa memenuhinya. Pilihan paket tersebut bisa dilihat melalui alamat berikut: https://one.google.com/about/plans
Solusi akun berbayar ini kelebihannya adalah kakak dapat menggunakan nama akun yang lama yang saat ini adalah paket gratis.
Solusi 4: Buat akun baru
Solusi ini kurang cocok kalau kakak mengandalkan akun lama sebagai pos-el. Dengan akun baru, akun lama tetap tidak bisa digunakan dalam kondisi penuh seperti itu. Kalaupun berkomunikasi pos-el menggunakan akun baru, rekan/teman kakak akan kebingungan karena mengira akun baru kakak adalah akun palsu. Tentunya ini merepotkan.
Cara lain terkait solusi 4 ini adalah dengan menjadikan akun baru khusus untuk penyimpanan dokumen, sedangkan akun lama khusus untuk pos-el. Perlu diperhatikan bahwa untuk memindahkan dokumen dari akun lama ke akun baru membutuhkan kerja 2X: unduh dari akun lama dan unggah ke akun baru.
Silakan dipertimbangkan cara mana yang terbaik, kak! Mudah-mudahan bisa segera teratasi masalahnya. 🙂
Jika ada pertanyaan/masalah terkait teknologi, informasi, digital, silakan tuliskan pertanyaan di laman ini: asnation.id/digit/
